Description du logiciel AB-RGPD


Logiciel AB-RGPD

Présentation du Logiciel AB-RGPD

Le Règlement Européen sur la protection des Données Personnelles (RGPD) est obligatoire depuis le 25 mai 2018.

Le logiciel AB-RGPD a été créé pour répondre à cette obligation. Il permet de mettre en place un "Registre des Traitements" dans lequel sont consignés tous les éléments :

  • les données traitées
  • les personnes concernées
  • les destinataires
  • les mesures de sécurité.

 

Il est aussi possible de gérer simplement une liste de documents annexes (modèles de fiches, CGV, CGU, etc) qui font référence aux données personnelles.

L'accès aux fonctions par les différents utilisateurs est filtré par l'Administrateur.

 

Ecran Général du Logiciel AB-RGPD

L'écran principal présente l'ensemble des fonctions du logiciel. Une fois que la base de données a été créée, il est possible de compléter le paramétrage mis en place par défaut, par exemple, en personnalisant les catégories de destinataires (Service Paye, Service Commercial...) ou les Catégories de données (données personnelles, adresse internet...).

 

La gestion des accès est pilotée par l'utilisateur principal (Administrateur). Il peut, s'il le souhaite, créer des utilisateurs différents et leur donner des droits d'accès aux différentes fonctions du logiciel. Une des dernières améliorations permet de gérer les accès aux différentes Activités.

Les outils d'aide à la sauvegarde peuvent être utilisés dans le cas où la sauvegarde n'est pas organisée ou automatisée par un administrateur système. Dans ce cas, votre sauvegarde devra se trouver sur un dispositif externe à l'ordinateur (clé USB, disque dur externe ...).

L'écran d'aide présente l'ensemble des fichiers d'aide du logiciel. Vous y trouverez un descriptif général et un tutoriel succinct pour vous assister dans votre prise en main du logiciel. Vous retrouvez, bien entendu ces aides sur chaque écran.

 

Cartographier les Activités

Logiciel AB-RGPDL'écran "Cartographier" présente la liste des Activités et les détails associés. Pour activer les différentes fonctions, il est possible d'utiliser les boutons du bandeau haut ou, pour les utilisateurs avancés, le clic-droit de la souris ou le double-clic.

Lorsqu'un élément est sélectionné dans la liste des Activités (partie gauche de l'écran), son détail est affiché dans la partie droite de l'écran.

 

Dès qu'une nouvelle Activité est créée, l'arborescence se met à jour (il est possible de l'Actualiser par un clic-droit de la souris). Le logiciel y ajoute automatiquement les 4 paragraphes :

  • Personnes concernées,
  • Données collectées,
  • Destinataires
  • Mesures de sécurité.

 

Pour chaque paragraphe, l'utilisateur ajoute un ou plusieurs éléments : par exemple pour les personnes concernées, cela peut être les Clients mais aussi les Prospects. Bien entendu, les formulaires détails doivent être complétés pour obtenir un descriptif complet.

 

Saisir une Activité

Logiciel AB-RGPDL'écran de saisie des Activités de Traitement répertorie les coordonnées du responsable du traitement, les logiciels utilisés et l'objectif poursuivi. Dans le cas où le responsable du traitement ne fait pas partie de l'entreprise, des mesures complémentaires doivent être prises auprès du sous-traitant correspondant.

Vous disposez de 3 champs "Logiciel". En effet, certains traitements associent un tableur et un logiciel métier.

Il faut indiquer quel est l'objectif poursuivi par ce traitement.

L'écran présente les dates et heures de création et de dernière mise à jour des informations. Ces valeurs sont remplies automatiquement.

 

La procédure préconisée par l'autorité de contrôle, se décompose en 6 étapes :

  • Désigner : cette étape est recommandée mais pas obligatoire pour les petites entreprises : nomination d'un correspondant ou d'un délégué à la protection des données
  • Cartographier : étape importante de relevé de l'ensemble des activités ayant pour objet la manipulation de données personnelles (Personnes, Données, Destinataires et Mesures de sécurité)
  • Prioriser : il s'agit de vérifier la concordance des écrits et des actions réellement menées dans l'entreprise. Il faut établir l'ordre des priorités, en particulier pour les mesures de sécurité, pour mettre en place "réellement" les actions
  • Gérer : la gestion des risques détectés peut vous amener à construire une étude d'impact sur la protection des données (PIA)
  • Organiser : les procédures internes doivente être mises en place pour garantir en permanence la protection de vos données
  • Documenter : il faut tenir à jour le registre des opérations. Dans le logiciel, cette étape permet de répertorier l'ensemble des documents associés à la protection des données personnelles.

 

Pour chaque étape, le logiciel vous propose de mettre en place un suivi de leur mise en place. Vous indiquez les différentes opérations à suivre. Le logiciel indique automatiquement un taux d'avancement dans votre mise en conformité.

 

Notre Prestation

Nous vous accompagnons dans la mise en conformité au Règlement Européen. Prenons rendez-vous.


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